Qu’est-ce qu’une équipe d’arbitrage ?

Composition de l’équipe

• Propriétaire (Owner) — vous serez responsable du développement et de la mise en place des processus et de la structure internes. Son rôle consiste en la gestion stratégique du projet et la fourniture des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs. Pendant un certain temps après la création de l’équipe, l’owner contrôle également ses processus, en déléguant progressivement les tâches opérationnelles au manager ;
• Manager — personne qui supervise tous les processus de l’équipe. Il fait le lien entre l’owner et les spécialistes. Le manager doit être prêt à adapter rapidement les stratégies en fonction des changements du marché. Aux premiers stades de développement, l’owner remplit souvent les fonctions de manager ;
• Spécialistes à compétence spécifique — ils sont responsables du fonctionnement de l’entonnoir choisi et de l’exécution des tâches. Leur expertise permet à l’équipe d’atteindre les objectifs fixés.
• • Acheteur média : achète du trafic, collecte et analyse les données, les conversions des campagnes, et optimise les stratégies ;
  • Farmer : crée et prépare les comptes, les espaces publicitaires pour les lancements ;
  • Spécialiste technique : s’occupe des intégrations, du support des postbacks, du cloaking, des applications web, etc. ;
  • Créateur de contenu : crée des créatifs pour les campagnes publicitaires, les lancements et les canaux ;
  • Financier : gère et analyse les flux financiers et les indicateurs de performance. Sa tâche est d’assurer la rentabilité, de respecter les normes financières, ainsi que de planifier et distribuer rationnellement les ressources ;
  • Affiliate manager : maintient les relations partenariales avec les annonceurs, surveille les programmes d’affiliation et leurs conditions ;
  • Agent de traitement : interagit directement avec les joueurs, influence directement les indicateurs RD, LTV et ARPU dans le cadre d'une campagne publicitaire.

Fonctions et principes d’une équipe efficace

• Mise à l'échelle : l'équipe recherche et teste de nouvelles sources de trafic qui peuvent compléter celles déjà activement utilisées. L’équipe implémente également des outils supplémentaires pour optimiser les tâches de routine ;
• Gestion du trafic : l’équipe développe des créatifs, textes, landings utilisés pour attirer le trafic, configure et lance de nouvelles campagnes publicitaires ;
• Suivi et ajustement des campagnes : les spécialistes responsables suivent les métriques clés — CTR, R2D, ROI, ARPU et autres. Au besoin, des modifications sont apportées à la stratégie pour optimiser chaque entonnoir.
• Planification des ressources et des risques : l'équipe décide quelles ressources, quel budget et quels outils sont nécessaires pour lancer une campagne ou atteindre un objectif. Détermine les possibilités d’augmenter le budget sur les campagnes publicitaires réussies, ainsi que les risques potentiels et les moyens de les minimiser.

• Analyse continue (auto) : comprend l'analyse du marché, du comportement des joueurs, des idées de l'équipe et du plan stratégique pour la structuration, la mise à l'échelle des entonnoirs et de tous les processus internes ;
• Responsabilité : toutes les tâches doivent être exécutées avec qualité et dans les délais. Chaque membre de l’équipe doit comprendre clairement ses responsabilités et exécuter toutes les instructions exactement dans les temps ;
• Communication régulière : il est important de partager les résultats entre membres et de les analyser ensemble. Ainsi, les problèmes sont résolus plus vite, et la productivité globale ainsi que l’expertise de l’équipe augmentent ;
• Tests et expérimentations constants : la vérification de nouvelles hypothèses est une étape importante du travail, qui aide à adapter les stratégies et à augmenter l’efficacité de toute l’équipe. Il est important de réaliser des tests A/B réguliers, idéalement quotidiens, sur différentes approches, supports créatifs et nouvelles combinaisons pour déterminer les solutions les plus efficaces ;
• Réactivité : l’équipe doit savoir réagir rapidement aux nouveaux défis, trouver des solutions et minimiser les risques. Cela nécessite de la flexibilité et une capacité à penser de manière critique.

Qui a besoin d'une équipe d'arbitrage ?

À quel moment une équipe est-elle nécessaire ?

• prenez de nouveaux projets, par exemple, diversifiez le trafic dans de nouvelles sources ou GEO, mais n’avez pas le temps de réaliser vos idées de manière qualitative et dans les délais en raison de la surcharge ;
• passez trop de temps sur des tâches monotones et de routine, ne pouvez pas vous concentrer sur le développement stratégique ;
• n'arrivez pas à consacrer du temps à votre vie personnelle en raison d'un emploi du temps constamment chargé.

Que vous apportera une équipe ?

• déléguer des tâches. Avec de petits volumes de trafic, on peut gérer seul toutes les tâches et problèmes. Cependant, à mesure que vous grandissez, cela devient de plus en plus difficile. Une équipe de spécialistes formés permettra de gérer efficacement le nombre croissant de tâches de routine ;
• vous adapter plus rapidement aux changements du marché. Par exemple, les conditions et la politique de modération sur les réseaux sociaux changent brutalement, les portées sont réduites et les volumes de trafic chutent. Pour résoudre le problème, un solo aura besoin de temps pour étudier et analyser les nouvelles exigences, chercher des méthodes, tester et s’adapter aux changements. Tout cela doit être fait seul et simultanément, tout en continuant à fournir des volumes de trafic, ce qui est pratiquement impossible en pratique. 

• échanger de l’expérience, acquérir de nouvelles connaissances. Quand 4-5 spécialistes avec des vues différentes travaillent côte à côte, il n’est pas nécessaire de tout résoudre seul. Les gens échangent des idées, partagent les résultats de tests et les schémas fonctionnels — ainsi l’équipe travaille plus vite et plus efficacement ;
• augmenter vos revenus. Une équipe bien coordonnée permet de passer à l'échelle des combinaisons gagnantes, de lancer plus rapidement de nouvelles campagnes et de générer plus de trafic. Résultat — plus d’argent, stabilité et possibilité de planifier sur des mois à l’avance.

À quel moment une équipe n'est-elle pas nécessaire ?

• vous débutez seulement votre chemin dans le marketing d’affiliation. Dans ce cas, il vaut mieux se concentrer sur votre propre apprentissage et la maîtrise des bases du travail avec le trafic ;
• vos ressources sont limitées. Même le maintien constant d’un collectif de deux-trois spécialistes peut devenir une tâche insurmontable : les dépenses en salaires et formation peuvent rapidement se transformer en fardeau ;
• vous ne savez pas encore vers où et comment vous souhaitez vous développer. La création d’une équipe ne fera que compliquer la situation ;
• vous n’êtes pas prêt à former et à accompagner l’adaptation des employés. Une équipe est une responsabilité. Tous les employés n’augmentent pas la rentabilité du business dès le premier jour dans l’entreprise. Si vous n'avez ni le temps ni l'envie d'expliquer, de configurer, d'analyser les erreurs, vous n'obtiendrez pas une équipe, mais un boulet.

Finances, comptabilité, fonds de paie et déficit de trésorerie

• planifier le budget sur une longue distance : plus l’horizon de planification est lointain, plus la probabilité est élevée de prédire l’apparition d’une rupture de trésorerie et de prendre les mesures appropriées ;
• Respecter strictement le plan de dépenses établi : ne pas prélever d'argent sur le fonds de rémunération, le budget de location ou les dépenses opérationnelles, ne pas prendre de décisions spontanées ayant un impact financier important, telles que l'augmentation imprévue des effectifs.
• créer un « coussin de sécurité financière » : en cas de situation de force majeure, par exemple la nécessité de déménager d’urgence dans un nouveau bureau ou d’acheter du matériel coûteux, il doit toujours y avoir un budget distinct — une réserve intouchable, dont l’argent n’est prélevé que dans les cas extrêmes.

Risques lors de la création d’une équipe

Lenteur dans la prise de décisions

Problèmes de communication interne

Vol d’argent

KPI incorrects et manipulation des rapports

• élaborer un système de paiement réduisant au minimum les manipulations : par exemple, passer d'une rémunération pour chaque nouveau dépôt à un pourcentage du montant du réapprovisionnement ;
• effectuer des vérifications régulières des rapports.

Tromperie directe des joueurs

Vol d’informations confidentielles, « détournement d'entonnoirs », vol de trafic

• conduire les entretiens en format rencontre personnelle ou appel vidéo avec caméra allumée ;
• discuter à l’avance du délai minimal de travail de l’employé ;
• ne pas stocker les canaux, bots, accès aux sources des entonnoirs et autres informations précieuses sur les comptes depuis lesquels le traitement du trafic est effectué ; 
• suivre les interactions des employés avec les informations confidentielles et les leads, vérifier toute activité suspecte ;
• fournir un lien unique à chaque agent de traitement pour suivre son travail ;
• exiger un ensemble complet de documents lors de la conclusion du contrat de collaboration ;
• variante idéale : fournir l’accès aux informations confidentielles et outils uniquement sur un matériel de travail spécial, qui est repris après le licenciement de l’employé.

Checklist : êtes-vous prêt à former une équipe ?

• Le volume de tâches a atteint un niveau où il est impossible de le gérer seul
  Vous êtes prêt à tester de nouvelles hypothèses, vous avez toutes les ressources pour cela, mais vous vous « noyez » dans les tâches opérationnelles.
• Votre projet a un objectif, vous comprenez quelles tâches déléguer
  La compréhension de quelles tâches exactement vous allez déléguer et quels spécialistes sont nécessaires pour cela aidera à éviter les pertes financières lors du recrutement.
• Vous disposez de toutes les ressources nécessaires
  Vous avez constitué un fonds de rémunération et une réserve financière, et vous avez acquis tous les outils nécessaires pour vos futurs employés, qu'il s'agisse de matériel, de comptes ou de logiciels.
• Vous vous êtes préparé au lancement du recrutement
  La composition de l’équipe est connue à l’avance, les responsabilités et le système de motivation de chacun sont définis, les profils des candidats et les textes des offres d’emploi sont prêts, les scripts d’entretiens sont écrits.
• Vous avez étudié tous les risques
  Le texte du NDA est prêt et vérifié par des juristes, un système de reporting transparent et des KPI ont été développés, vous disposez d’outils d’audit du travail des employés.
• Vous êtes prêt à réinvestir pour améliorer les résultats
  Le réinvestissement consiste à diriger les revenus du business vers son développement ultérieur. Le réinvestissement est critique pour la croissance et la mise à l'échelle.

Lancement du recrutement

Par qui commencer le recrutement

Où chercher des spécialistes

Profil du candidat

• compétences techniques ;
• compétences relationnelles ;
• fourchette salariale ;
• format de travail : bureau, télétravail ou hybride.

Rédaction du texte de l’offre d’emploi

• un titre clair et attractif ;
• une brève information sur l’équipe et le domaine d’activité ;
• une liste claire des tâches que le candidat exécutera ;
• les exigences envers les candidats : expérience de travail, connaissances et compétences ;
• les qualités personnelles importantes ;
• les conditions de travail ;
• une description de la formation et d’autres avantages corporatifs qui peuvent intéresser les candidats.

Sélection et entretiens des candidats

Sélection préliminaire

• CV et lettre de motivation : doivent être corrects et structurés. Particulièrement pertinent pour les candidats à des postes liés aux communications externes — par exemple, les agents de traitement. Si le candidat écrit avec des erreurs, ne divise pas le texte en paragraphes et ne vérifie pas son CV avant publication pour les fautes et la mise en forme, il est probable qu’il aura la même attitude envers les tâches de travail. 

• portfolio : doit contenir une expérience confirmée et des cas ou créatifs, correspondre au contenu du CV et aux exigences du poste recherché ;
• Expérience : la durée de l'expérience dans le domaine, les compétences et les tâches à accomplir doivent correspondre. Par exemple, si un candidat avec une expérience de trois mois en arbitrage déclare dans son CV qu’il distribuait indépendamment les budgets pour l’achat de trafic et était responsable du cycle complet de production de créatifs, il y a des raisons de penser qu’il fournit des informations inexactes.

Entretien

Structure de l’entretien :

1. Faire connaissance avec le candidat.
2. Discussion de l’expérience professionnelle du candidat, de ses réussites.
3. Discussion des difficultés et échecs du candidat dans des situations complexes et controversées.
4. Présentation du projet par l'employeur, description de l'organisation du travail et de la gestion du temps.
5. Description par l’employeur des objectifs, de la motivation et des attentes envers le rôle dans l’équipe.
6. Discussion des conditions de travail, du planning et des attentes salariales.

Faire connaissance

• « Comment êtes-vous arrivé dans l’arbitrage ? »
• « Pourquoi souhaitez-vous travailler avec notre équipe ? »

Expérience précédente

• « Quelle est votre expérience dans l’arbitrage ? »
• « Décrivez un projet réussi auquel vous avez participé. Quels ont été les résultats ? »

Revue technique

• « Quels outils et plateformes avez-vous utilisés dans votre travail précédent ? »
• « Comment travaillez-vous avec les données et l’analyse ? Quels outils préférez-vous ? »
• « Comment gérez-vous les changements dans les algorithmes des plateformes publicitaires ? »
• « Quels ont été vos projets ratés — et quelles conclusions en avez-vous tirées ? »

Attentes et objectifs

• « Quelles sont vos objectifs de carrière à court et long terme ? »
• « Comment voyez-vous votre développement sur le marché de l’arbitrage de trafic dans les 3-5 prochaines années ? »

Conditions et rémunération

Évaluation du candidat

• compétences du candidat ou compétences techniques. Vous pouvez proposer au candidat d’effectuer une tâche test ou de résoudre un cas directement pendant l’entretien ;
• cohérence et structure des réponses, la façon dont le candidat expose ses pensées ;
• honnêteté lors de la discussion des résultats précédents, statistiques du candidat.

Préparation et conclusion du NDA

Ce que doit inclure le NDA :

• les principaux termes et la définition de l’information confidentielle. L’information confidentielle inclut toutes les données divulguées par une partie à l’autre et non sujettes à divulgation. Cela peut inclure des secrets commerciaux, des plans d'affaires, des indicateurs financiers, des technologies, des bases de clients — tout ce qui a une valeur et n'est pas accessible au public ;
• Obligations des parties :
• • Ne pas divulguer l’information confidentielle à des tiers sans le consentement écrit préalable de la Partie divulgatrice ;
  • Utiliser l’information confidentielle exclusivement aux fins définies par le NDA et la fiche de poste de l’employé ;
  • Prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger l’information confidentielle contre tout accès non autorisé ;
• Sanctions en cas de violation des conditions du NDA ;
• Exceptions et situations particulières ;
• Quelles données ne sont pas incluses dans l’information confidentielle.
• Durée de validité ;
• Autres conditions ;
• Signatures des parties : toute modification ou ajout à l’accord doit également être formalisé par écrit et signé par les deux parties.

Conclusion